Lors de la création d'une société, il faut se vous procurer plusieurs concernant la comptabilité, le fonctionnement de la société, les salariés ou les données personnelles traitées par l'entreprise. registres obligatoires
La société doit tenir un livre journal dans lequel elle enregistre toutes les opérations (ventes, achats, charges, etc.) qui affectent son patrimoine, jour par jour. obligatoirement chronologiquement
Chaque enregistrement précise et les correspondante. l'origine des opérations références de la pièce justificative
Ce livre peut être coté et paraphé par le greffier du tribunal de commerce dont l'entreprise dépend.
Il est possible de tenir ce livre de manière s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . électronique moyens garantissant son authenticité
Les informations inscrites sur le livre doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans
Les pièces justificatives comptables (factures, bons de commande, etc.) doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans
Le fait de ne pas tenir le livre journal . n'est pas sanctionné
En revanche, en cas de , la société s'expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 225 000 €
La société doit tenir un grand livre qui contient les écritures du livre-journal. Les achats et les dépenses sont répartis entre les différents comptes selon leur nature en fonction du plan comptable. obligatoirement
Les informations doivent être saisies dans du livre-journal. l'ordre chronologique
Les informations inscrites sur le grand livre doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans
Le fait de ne pas tenir le grand livre . n'est pas sanctionné
En revanche, en cas de , la société s'expose une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 225 000 €
La société n'a pas l'obligation d'établir le livre inventaire. En revanche, elle doit tenir un inventaire annuel de tous ses éléments d' (machine, trésorerie, stocks, etc.) et de (capital social, dette...). C'est pourquoi le livre inventaire reste fortement . obligatoirement actif passif recommandé
Elle doit préciser la et la de chaque élément à la date d'inventaire. quantité valeur
Ces informations doivent être indiquées sans blanc, ni rature ou irrégularité (par exemple, balance inexacte dans la comptabilité, absence de pièce justificative).
Il est possible de tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . moyens garantissant son authenticité
Les informations inscrites sur le livre inventaire doivent être conservées à partir de la clôture de l'exercice comptable auxquelles elles se rapportent. 10 ans
Les pièces justificatives comptables doivent être conservées à partir de leur établissement. 10 ans
Le fait de ne pas tenir le livre inventaire . n'est pas sanctionné
En revanche, en cas de , la société s'expose à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 225 000 €
La société doit tenir des registres concernant les décisions prises par les associés ou actionnaires. Ces registres diffèrent selon la forme juridique de la société.
Registre des procès-verbaux
Dans une société par actions simplifiée (SAS), les décisions prises par les associés sont constatées par procès-verbaux. Ces procès-verbaux sont ensuite rangés dans le registre des procès-verbaux.
Les procès-verbaux doivent être établis sur des feuilles mobiles, numérotées sans discontinuité, paraphées et avec le sceau de l'autorité (greffe du tribunal de commerce, maire) qui les a paraphées.
Les procès verbaux et le registre peuvent être établis et tenus sous forme électronique. Dans ce cas, ils doivent être datés de façon électronique par un moyen d'horodatage . garantissant leur authenticité
Registre des mouvements de titres
La société doit tenir un registre concernant les par celle-ci. Il peut s'agir d'un apport, d'une cession, d'une donation, d'un nantissement ou d'un démembrement de titres. mouvements d'actions et autres titres émis
Le registre doit contenir les information suivantes :
Date de l'opération
Nom et prénoms et adresse des titulaires des titres
Nombre de titre, catégorie et numéro des titres de chaque titulaire
Le registre peut être tenu sur ou de via un dispositif d'enregistrement électronique partagé. support papier manière électronique
Les informations du registre doivent être conservées pendant . 6 ans
Il n'y a pas de sanction en cas de non-tenue du registre. En revanche, il permet de prouver que les cessions de titres financiers inscrites sur le registre sont bien intervenues.
Registre des décisions de l'associé unique
Dans une société par actions simplifiée unipersonnelle, les décisions doivent être consignées dans le . registre des décisions de l'associé unique
Il est possible de tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . Cependant, il faut que ce soit prévu dans les statuts de la société. moyens garantissant son authenticité
Les informations inscrites sur le registre doivent être conservées pendant . 6 ans
En cas de (par exemple, il manque une page), les décisions prises par l'associé unique peuvent à la demande d'une personne directement concernée par ces décisions. mauvaise tenue du registre être annulées
Registre des mouvements de titres
La société doit tenir un registre concernant les par celle-ci. mouvements d'actions et autres titres émis
Un mouvement de titres peut être un apport, une cession, une donation, un nantissement ou encore un démembrement de titres.
Le registre doit contenir les informations suivantes :
Date de l'opération
Nom et prénoms et adresse des titulaires des titres
Nombre de titre, catégorie et numéro des titres de chaque titulaire
Le registre peut être tenu sur ou de via un dispositif d'enregistrement électronique partagé. support papier manière électronique
Il n'y a pas de sanction en cas de non-tenue du registre. En revanche, il permet de prouver que les cessions de titres financiers inscrites sur le registre sont bien intervenues.
Dans une société à responsabilité limitée, les décisions prises par les associés doivent être constatées par procès-verbaux. Ils sont ensuite rangés dans le registre des procès-verbaux.
Les procès-verbaux doivent être établis sur des feuilles mobiles, numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtus du sceau de l'autorité qui les a paraphées (par exemple, greffe du tribunal de commerce).
Les procès-verbaux et le registre peuvent être établis et tenus sous forme électronique. Les procès verbaux doivent être datés de façon électronique par un moyen d'horodatage . garantissant leur authenticité
Dans une entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), les décisions prises par l'associé unique doivent être répertoriées dans le registre des décisions de l'associé unique.
Le registre doit êtrepar une des personne suivantes : coté et paraphé
Greffe du tribunal de commerce
Greffe du tribunal judiciaire
Maire ou adjoint du maire de la commune du siège social
Il est possible de tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . Cependant, il faut que ce soit prévu dans les statuts de la société. moyens garantissant son authenticité
Les informations inscrites sur le registre doivent être conservées pendant . 6 ans
En cas de (par exemple, il manque une page), les décisions prises par l'associé unique peuvent à la demande d'une personne directement concernée par ces décisions. mauvaise tenue du registre être annulées
Registre spécial des procès-verbaux d'assemblée générale
Un procès-verbal doit être établi et être par les membres du bureau. Il peut s'agir d'un apport, d'une cession, d'une donation, d'un nantissement ou d'un démembrement de titres. après chaque assemblée générale signé
Il faut y indiquer les : éléments suivants
Date et lieu de la réunion
Nom et prénom du président de séance
Nom et prénom des actionnaires présents et représentés et nombre d'actions participants au vote
Documents et rapports soumis à l'assemblée
Résumé des débats
Textes des résolutions mises en voix et résultat des votes
Les procès-verbaux doivent être établis sur des feuilles mobiles, numérotées sans discontinuité, paraphées et revêtues du sceau de l'autorité qui les a paraphées.
Ce registre doit être par le greffe du tribunal de commerce ou le greffe du tribunal judiciaire ou en mairie, avant son utilisation. côté et paraphé
Si elle est effectuée par un greffe, cette formalité coûte auxquels s'ajoutent les frais d'envoi. 2,69 €
Cette formalité est gratuite en mairie.
il est possible de tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des . moyens garantissant son authenticité
Les informations du registre doivent être conservées pendant . 5 ans
La non-tenue de la feuille de présence aux assemblées générales n'est pas sanctionnée.
En cas de (par exemple, ajouter des informations fausses sur les documents), une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende peut être prononcée. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €
Registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration
Il faut établir . Ces procès-verbaux doivent être par le président de séance et au moins un administrateur. un procès-verbal à la fin de chaque réunion du conseil d'administration signés
Les procès verbaux doivent contenir les : informations suivantes
Nom des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents
Présence ou absence de personnes convoquées à la réunion du conseil
Objet de la réunion, résumé des débats, texte des résolutions
Le registre contenant ces procès verbaux doit être par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal judiciaire ou par le maire de la commune du siège social avant son utilisation. côté et paraphé
Cette formalité est gratuite si vous l'effectuez en mairie.
Si elle est effectué par le greffe ou le juge, cette formalité coûte auxquels s'ajoutent les frais d'envoi. 2,69 €
Les informations du registre doivent être conservées pendant . 5 ans
Le fait de ne pas tenir le registre n'est pas sanctionné.
En cas de (par exemple, mentionner la présence d'un administrateur absent), une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende peut être prononcée. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €
Registre des délibérations du conseil de surveillance et du directoire
Il faut établir un à la fin de chaque réunion du conseil de surveillance. Ces procès-verbaux doivent être par le président de séance et au moins un administrateur. procès-verbal signés
Les procès verbaux doivent contenir les : informations suivantes
Nom des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents
Présence ou absence de personnes convoquées à la réunion du conseil
Objet de la réunion, résumé des débats, texte des résolutions
Le registre contenant ces procès verbaux doit être par le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal judiciaire ou par le maire de la commune du siège social avant son utilisation. côté et paraphé
Cette formalité est gratuite si vous l'effectuez en mairie.
Si elle est effectué par le greffe ou le juge, cette formalité coûte auxquels s'ajoutent les frais d'envoi. 2,69 €
Registre des mouvements de titres
La société doit tenir un registre concernant les par celle-ci. Il peut s'agir d'un apport, d'une cession, d'une donation, d'un nantissement ou d'un démembrement de titres. mouvements d'actions et autres titres émis
Le registre doit contenir les information suivantes :
Date de l'opération
Nom et prénoms et adresse des titulaires des titres
Nombre de titre, catégorie et numéro des titres de chaque titulaire
Le registre peut être tenu sur ou de via un dispositif d'enregistrement électronique partagé. support papier manière électronique
Il n'y a pas de sanction en cas de non-tenue du registre. En revanche, il qui rend opposables les cessions de titres financier intervenues inscrites dans le registre. constitue une preuve
Feuilles de présence aux assemblées générales
Il faut établir ces feuilles de présence et la faire émarger par les actionnaires présents et les . à chaque assemblée générale mandataires
Elles doivent contenir les : informations suivantes
Concernant les (nom, prénom, domicile, nombre de droits sociaux des mandants et nombre de voix attaché à ces droits) mandataires
Concernant les : nom, prénom, domicile (des actionnaires présents, représentées et votant par correspondance), nombre de droits sociaux dont ils sont titulaires, nombre de voix attaché à ces droits actionnaires
Elle doit être conservée durant (entre 2 et 3 ans). 3 exercices comptables
Il n'y a pas de sanction en cas de non tenue de la feuille de présence aux assemblées générales.
En cas de (par exemple, mentionner la présence d'un actionnaire absent), une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende peut être prononcée. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €
Registre de présence aux conseils
Ce registre doit être ou qui participent à chaque séance du conseil d'administration ou du conseil de surveillance. signé par les administrateurs les membres du conseil de surveillance
Il faut y indiquer des administrateurs ou membres du conseil de surveillance qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication. le nom
il est possible de tenir ce livre de manière électronique s'il est identifié, numéroté et daté au moment de son établissement par des moyens de garanties identiques au registre papier.
Les informations doivent être conservées durant (entre 2 et 3 ans). 3 exercices comptables
Il n'y a pas de sanction en cas de non tenue de la feuille de présence aux assemblées générales.
En cas de par exemple, mentionner la présence d'un administrateur absent), vous vous exposez à une sanction pénale pouvant aller jusqu'à d'emprisonnement et d'amende. faux ou d'usage de faux 3 ans 45 000 €
En tant qu'employeur, une société doit mettre en place un certain nombre de registres obligatoires. Il s'agit d'une liste non-exhaustive.
Lorsqu'une société emploie des salariés, elle doit tenir un registre unique du personnel.
Chaque salarié doit y être inscrit au moment de son embauche à l'encre indélébile.
Il faut y inscrire les informations complémentaires suivantes pour : chaque salarié
Nom
Prénoms
Nationalité
Date de naissance
Sexe
Emploi
Qualification
Dates d'entrée et de sortie de l'établissement
Type de contrat
Si une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, date de cette autorisation ou la date de demande d'autorisation
Pour les salariés étrangers, type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Vous devez joindre en annexe la copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée des travailleurs étrangers
Pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs, mention «» avec la dénomination et l'adresse de ce dernier mis à disposition par un groupement d'employeurs
Pour les salariés temporaires, mention « avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire salarié temporaire »
Pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, mention ou « apprenti » « contrat de professionnalisation »
Pour , il faut indiquer les informations suivantes : chaque stagiaire
Nom et prénoms
Date de début et de fin de la période de formation ou de stage
Nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire
Il faut également indiquer les nom et prénoms des . personnes volontaires en service civique
Les informations sur un salarié contenues dans le registre unique du personnel doivent être conservées pour une durée de à partir du départ du salarié. 5 ans
La société qui emploie des salariés doit tenir un DUERP, y . indiquer et analyser tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés
Il répertorie l'ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés (par exemple, chute, infection, blessure, etc.).
Il doit aux moments suivants : être mis à jour
Pour les sociétés d'au moins 11 salariés, au minimum tous les ans
En cas d'aménagements importants entrainant une modification des conditions de travail ou de santé et de sécurité
À l'apparition d'une information supplémentaire concernant l'évaluation d'un risque
Le DUERP doit être conservé à partir de son élaboration. 40 ans
En cas d'absence de de l'évaluation des risques, la société s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à . En cas de récidive dans le délai d'un an,cette amende peut être portée à . transcription ou de mise à jour 7 500 € 3 000 €
Pour en savoir plus sur le DUERP, vous pouvez consulter . la fiche dédiée au sujet
Ce registre contient les alertes émises par les salariés ou le . CSE
Une alerte doit indiquer les informations suivantes :
Produits et procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre par l'entreprise et qui peuvent présenter un risque pour la santé publique ou l'environnement
Conséquences possibles sur la santé publique ou l'environnement
Toute information utile à l'appréciation de l'alerte
L'alerte peut être donnée lorsque le lanceur d'alerte estime que les produits ou procédés de fabrication utilisés ou mis en œuvre dans la société pour laquelle il travaille font peser un risque grave sur la santé publique ou l’environnement.
Si la société ne met pas ce registre à disposition du CSE, elle s'expose à une amende de . 7 500 €
De plus, si l'employeur ne met pas en place ce registre et ne le tient pas à jour correctement, il s'expose également à une amende de . En cas de récidive, il s'expose à d'amende et 1 an d'emprisonnement. 10 000 € 30 000 €
Lorsque la société emploie , elle doit mettre en place un . entre 11 et 50 salariés registre des questions du comité social et économique (CSE)
Avant une réunion entre l'employeur et les membres de la délégation du personnel du CSE, les membres de la délégation doivent remettre à l'employeur une note avec leur demande. Cette note doit être envoyée . 2 jours avant la date de la réunion
L'employeur doit répondre à ces demandes par écrit dans un délai de . Les demandes et les réponses sont ensuite indiquées dans le registre des questions du comité social et économique. Elles peuvent également y être annexées. 6 jours ouvrables suivant la date de la réunion
L'absence de registre constitue une entrave au fonctionnement régulier du CSE, ce qui expose la société à une amende de . 7 500 €
Lorsqu'une société a des salariés qui sont soumis à un , elle doit indiquer leur et le dans ce registre. Il faut préciser pour chaque salarié le jour et les fractions de journée choisis pour le repos. On parle de régime particulier de repos quand par exemple un employé n'a pas le même jour de repos que tous les autres. régime particulier de repos nom type de régime
Les salariés concernés doivent être inscrits dans le registre qui suivent leur embauche. En cas de changement dans les journées de repos d'un salarié, la modification doit être faite sur le registre avant la mise en place de la nouvelle période de repos. dans les 6 jours
L'absence de registre expose la société à une amende pouvant aller jusqu'à par salarié concerné. 7 500 €
La société dans laquelle le travail est organisé par relais, par roulement ou par équipes successives doit indiquer la composition nominative de chaque équipe y compris lorsque des salariés sont mis à disposition par une entreprise de travail temporaire.
Elle peut l'indiquer par l'un des moyens suivants :
Tableau affiché dans les mêmes conditions que l'horaire
Registre
La société qui a des travailleurs ou qui accueille du public dans son établissement doit tenir un registre des contrôles de sécurité.
Il faut indiquer dans ce registre que les contrôles de sécurité ont bien été effectués dans l'entreprise. Il contient tous les documents de vérification et de contrôle en matière d'hygiène et de sécurité.
Les informations contenues dans le registre doivent être conservées pendant . 5 ans
En cas de (par exemple, pages manquantes) du registre des contrôles de sécurité, la société s'expose à une amende de concerné. mauvaise tenue 3 750 € par salarié
Lorsque le CSE constate des dangers graves et imminents, celui-ci doit pouvoir prévu à cet effet par la société. les consigner dans un registre
Il doit indiquer les informations suivantes :
Postes de travail concernés par le danger constaté
Nature et cause du danger
Nom des travailleurs exposés
Les pages doivent être numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
Lorsque l'employeur s'expose à une amende de . Elle est applicable autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés. ne permet pas la mise en place et l'alimentation du registre 10 000 €
Dès lors que la société reçoit du public ou que des employés travaillentdans son établissement, elle doit procéder à des vérifications des installations électriques. Elle doit s'assurer qu'elles sont maintenues en conformité avec les règles de santé et de sécurité applicables.
Les résultats des vérifications, les justifications des travaux et modifications effectués doivent être consignés sur un registre.
Le registre peut être tenu sous forme papier ou électronique dès lors qu'il est identifié, numéroté et daté au moment de sa création par des . Il peut être intégré dans le registre de sécurité ou tenu séparément. moyens garantissant son authenticité
Dés lors qu'une société est en possession de et en , elle doit tenir un registre des activités de traitement. collecte régulièrement
Il permet de recenser tous les traitements de données personnelles : gestion des paies, gestion des ressources humaines, prospection commerciale, publication de la photo d'une personne sur un site internet, etc.
Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent aussi être protégés.
Le registre doit contenir les informations suivantes :
Nom et coordonnées du responsable du traitement des données
Si l'entreprise dispose d'un délégué à la protection des données : Nom et coordonnées
Si l'entreprise dispose d'un responsable conjoint du traitement : Nom et coordonnées
Si l'entreprise dispose d'un représentant du responsable du traitement : Nom et coordonnées
Finalités du traitement
Description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel
Catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiqués (y compris destinataires situés Hors union européenne et les organisations internationales)
En cas de transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale : le transfert, l'identification du pays tiers ou de l'organisation internationale, document attestant l'existence de garanties appropriées
Description générale des mesures techniques et organisationnelles (dans la mesure du possible)
En cas de sous-traitance, le sous-traitant ou son représentant doit également tenir un faites pour le compte du responsable du traitement. registre de toutes les catégories d'activités de traitement
Les registres peuvent être tenus sous forme ou de. papier manière électronique
La Cnil met à disposition des modèles de registre sur sa . page dédiée au sujet