Avant l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
Dans quels délais doit être effectué la DPAE ? Quelles sont les règles à respecter ? Comment déclarer le salarié ? Quelles sont les sanctions prévues pour un employeur qui ne déclare pas son salarié ? Quelles informations donner au salarié lors de l'embauche ?
Nous faisons un point sur la réglementation.
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de sous peine de poursuites. critères discriminatoires
Les motifs de discrimination concernant l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d'aides au recrutement :
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.
L'employeur qui souhaite doit vérifier que l'étranger détient un titre lui permettant d'exercer une activité salarié. embaucher un salarié étranger
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La est déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants : DPAE
Titre emploi service entreprise (TESE)
Chèque emploi associatif (CEA)
Titre emploi simplifié agricole (TESA)
Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du ou du . régime général secteur agricole
Lorsque l'employeur emploie occasionnellement des , il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (). intermittents du spectacle Guso
Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE, le TESE ou le CEA.
À quoi sert la DPAE ?
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Déclaration de 1 embauche dans un établissement re
Immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un 1 salarié er
Demande d'immatriculation du salarié à la (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de sécurité sociale) CPAM
Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
Demande de ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche visite d'information et de prévention
Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code de l'entreprise APE
de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) Numéro de Siret
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les et les supérieurs à 6 mois CDI CDD
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l' . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant
La déclaration par est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé . voie électronique plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier . RAR
Elle doit être transmise à l' dont dépend l'établissement où travaille le salarié . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant
L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.
Le est un dispositif destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur. TESE Urssaf
Le est un dispositif destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif. CEA Urssaf
Les formalités varient selon que l'employeur utilise la DPAE-MSA ou le TESA.
À quoi sert la DPAE ?
La - permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes : DPAE MSA
Immatriculation du salarié à la caisse de MSA
Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
Demande d'adhésion à un service de santé au travail
Demande de ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche visite d'information et de prévention
Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire
Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel
Demande pour bénéficier de certaines mesures pour l'emploi
Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code de l'entreprise APE
de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) Numéro de Siret
Adresse de l'établissement
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Quand et comment transmettre la DPAE ?
Elle doit être transmise à l' . Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant
La déclaration par est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé . voie électronique plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente
Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.
Elle est envoyée par télécopie ou par courrier . RAR
Elle doit être transmise à la caisse dont dépend l'établissement où travaille le salarié . MSA avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au . guichet unique du spectacle occasionnel (Guso)
l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la (ou la pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou ). CPAM MSA NIR
En plus de la , l'employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail : DPAE
Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1 visite de celle-ci. re
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié.
Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un , mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. contrat de travail écrit
Si l'employeur ne fait pas de DPAE, il s'expose aux sanctions suivantes :
Régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
Pénalité de par salarié concerné (sanction administrative) 1 245 €
Sanctions pénales (l'absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié)
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique 45 000 €
d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une 225 000 € personne morale
L'employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
L'employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs dans l'entreprise et lui remettre un livret d'épargne salariale. d'épargne salariale
L'employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un est en place dans l'entreprise. régime de prévoyance
L'employeur doit informer le salarié qu'il aura un tous les 2 ans. entretien professionnel
L'employeur doit donner une information particulière sur les . risques professionnels et leur prévention
L'employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.
Le délai de communication, exprimé en , varie suivant les informations. jour ou mois calendaire
Identité des parties à la relation de travail
Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l'employeur
Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
Date d'embauche
Pour un , date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci CDD
Durée et conditions de la période d'essai si elle existe
Eléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération
Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d'aménagement du temps de travail lorsqu’il existe
Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires
Pour un intérimaire, identité de l'entreprise utilisatrice, lorsqu'elle est connue et aussitôt qu'elle l'est
Droit à la formation assuré par l'employeur dans le cadre du plan de formation
Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée
Procédure à observer par l'employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail
applicables au salarié dans l'entreprise Conventions et accords collectifs
Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié
Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d'ancienneté pour bénéficier de ces contrats
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1 salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). er
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'. Agirc-Arrco
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés. déclaration sociale nominative (DSN)
L'employeur doit organiser une ou . visite d'information et de prévention un examen médical d'aptitude à l'embauche
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt les sanctions suivantes :
Amende de 1 500 €
Peine de prison de 4 mois et amende de en cas de récidive 3 750 €